こんにちは、マナーを知って、派遣のプロになろう、元祖派遣のプロ和久井です。
先日、自宅の電話機のインクリボンが残り少ないなと思っているときに、大量のFAXが届きました。
で、案の定途中までしか受信できなかったんですが、届いたのが、「××様へ」というFAX送付用紙のみ。
……届いても届かなくても、全くどうでもいいものだけ受信してしまいました。
FAXを送るときに、送付状をつけるのは、一応ルールではあると思いますが、ケースバイケースです。
例えば、小さな事務所や個人に送る場合、ご挨拶程度の送付状なら、つけない方がベターです。なぜなら、受信する側にも、紙やインクといった経費がかかるため、ムダなものはなるべく省きたいと思うからです。
また、急いでFAXを送らなければいけないときなども、送付状をいちいち書くよりも、
「取り急ぎ送付状なしでお送りしてもよろしいでしょうか」
とお断りをして、1枚目の左上に宛名を書いた方が親切ですね。先方は、こちらがのんびり送付状を書いている間も、イライラと待たなければいけないのだったら、そんな時間は省くべきです。
マナーよりも優先するべきことがある場合は、そうした対処も必要です。
逆に、大きな会社で、同じFAX番号を、同じ部署の10名ほどで共有している、なんていう場合は、送付状をつけないと、誰の、どの件のFAXなのかがわかりにくいですね。
また、FAXは何枚送るのか、きちんと明記します。
送付状に全××枚と書いて、送る用紙の右上に、その用紙が何枚分の何枚目なのかを書きます。
例えば、5枚分FAXを送るとしたら、1枚目は(1/5)、2枚目には(2/5)というように数字を振ると、担当者以外が受け取ったとしても、配布ミスが起こりません。
それに万が一、届いていないページがあったとしても、すぐにわかるわけです。
FAXひとつ送るのにも、その人の考え方が出るものです。
いかに相手のことを考えてあげられるか。
それもマナーのひとつです。
【月給30万超も夢じゃない!】 MYCOM派遣